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除会上使用或发放的材料外,如有领导出席讲话,还应提前弄清是否需要为领导准备讲话稿或讲话提纲。因为在很多情况下领导出席只是为了提高会议的规格或表明领导对会议内容的重视程度,以便会后推行和落实,所以领导对会议本身的了解通常也远不如主办部门深刻。这种情况下,有些领导就喜欢叫主办部门准备讲话稿或讲话提纲。因此,在筹备有领导出席的会议时一定要问清楚是否需要准备讲话材料,由谁准备等。如果等临开会时,领导要讲话材料你却拿不出,就很被动了。在你所接的电话中有相当数量是打给你所在部门的,典型的如会议通知等,接听后你还要将内容向领导汇报或转述。这时,你除了仔细听取、认真记录外,还要想到当你向领导汇报时,除了对方通知的内容以外,领导可能还会问到哪些问题,你在向对方复述确认通知内容的同时,还要将领导可能会问到的各种问题一并搞清楚(这样在向领导汇报时才不会出现一问三不知的尴尬局面)。最后,在通话结束前,不要忘记留下对方的姓名和电话号码,以便发生疑问时可以进一步核实。您每天既要上班,又有那么多的应酬,还要还债似的给我写信,也够辛苦的,还是请您悠着点,要是累坏了身体二婶该找我算账了!五是我们实在没有办法把对方的言行作出善意或无意的解释,又无确凿证据证明对方是出于恶意,我们则应权且作善意理解,并在今后的交往中听其言观其行。当确信对方的恶意后,再一并清算。

第二种可能是乙虽然试图与在外地开会的经理联系,却联系不上,由于事情紧急,乙必须立刻得到这份授权委托书,如果实情相告,又恐甲为之担心,因此善意地编了个谎话,先求过关,请示后补。但谁敢保证这种事后的请示一定会得到经理肯定的答复呢?如果当经理在作出不同意授权或缩小授权范围的决定之前,甲就已经在授权委托书上盖章的话,其后果恐怕也同样是不堪设想的。秘书科科长带着我科内科外楼上楼下地兜了一大圈,与全部在办公室里的人都见了面,打了招呼,最后我被带到一张空的办公桌前。科长告诉我,这就是我的座位了。他简单地介绍了科内的基本情况后,给我搬来了足足一尺多高的文件,告诉我最近这段时间我的主要任务就是看文件熟悉情况。如果我们对做每件事情的全过程进行一下细分的话,就不难发现我们所做的每一件事情都包含着三个部分:接受——实施——交付(包括反馈)。我在前两封信里所讲的做事的细节主要侧重于前后两个环节,即接受和交付。包括怎样从领导或他人那里接受任务,这些任务中哪些该接受哪些不该接受,对该接受的任务如何保证理解准确不出差错,对不该接受的任务又该如何巧妙地拒绝;任务完成后又如何及时准确地交付给下一个环节,以及必要时向交待任务的一方进行反馈等等。上次说了坐车,今天就说吃饭。吃饭,人人皆会,不过是将食物送进口中而已。但作为一个社会人,吃饭常常是一种群体行为,这就使简单的吃饭变得不那么简单了。特别是当吃饭不再是以满足生理需要为第一目的时,吃饭简直就是颇为复杂的一件事情了。今天,咱就说说这复杂的吃饭——公(商)务宴请。

其实,只要我们善于将各类重要的与不重要的、急迫的与不很急迫的、费时多的与费时少的、说的与做的、耗脑力的与费体力的事情统筹考虑,做到见缝插针灵活调配,即使工作再多再重也是能够圆满完成的。大概我们每个人都有过类似的经历:你正欲外出办事,有人来给你邻桌的同事送材料,恰巧你的同事也外出未归,这时来人就请你代为收转,你该怎么办?收还是不收?帝一娱乐用户登录网址星期二下午,是我们公司本部各部室雷打不动的政治学习时间。今天我们学完规定的内容后,部长又拿出了一份《秘书工作》杂志,就其中一篇题为《从一件小事看办公室人员应当强化的三种意识》进行讨论。所谓一件小事说的是某市市委书记在外考察时,电话通知市委办公室信息科刘科长复印一份资料放到他办公室。刘科长将资料复印好,交给通信员放到了书记办公室。第二天,书记考察归来,又电话通知刘科长将上述资料再复印一份送办公室,接着去参加一个会议。刘科长有急事外出,将此任务交给了信息科的吴秘书。吴秘书复印好资料后让通信员放到书记办公室。通信员说:“资料昨天已经放过一份了,没必要再放。”吴秘书信以为真,随手将资料搁置一旁。书记开会回来,不见复印的资料,责备道:“办公室是干什么的,连一件小事都办不好!”

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